data visualiseren

Intelligente gegevensverwerking

Data, het kloppend hart van iedere onderneming.  Gegevens zijn cruciaal voor de dagelijkse workflow maar nog meer voor de vooruitgang van de organisatie.  De grootste uitdaging voor bedrijven tegenwoordig is deze gegevens op een slimme manier verwerken en bewaren. Het behandelen van deze berg aan binnenstromende data wordt onoverkomelijk voor de mens.  De input van gegevens of het organiseren van een database vergt dikwijls een gigantische inspanning. Intelligente gegevensverwerking is hoe langer hoe meer dé oplossing.

Dankzij de technieken van vandaag is het echter mogelijk om zowel digitale als papieren documenten te scannen, te lezen en de data geautomatiseerd te verwerken zoals mensen dat doen, maar dan veel meer, veel sneller.

Intelligente gegevensvastlegging. Dit is, zoals de naam al aangeeft, het proces waarbij specifieke gegevens intelligent worden vastgelegd. Je optimaliseert de verwerking van documenten.  Ongeacht het soort document dat moet worden verwerkt, langwerpig of elektronisch, gestructureerd of ongestructureerd. Het doel van een IDP is informatie automatisch te verwerken.

Welke gegevens? Welke technologie?

Software inzetten voor intelligente gegevensverwerking? Hou rekening met twee belangrijke punten!

  • Eén, de verschillende formaten van binnenkomende gegevens. Deze informatie is afkomstig van verschillende locaties en verschillende apparaten (desktop, laptop, smartphone).
  • Ten tweede moeten we begrijpen wat voor soort technologie we nodig hebben om de vereiste gegevens uit het document te halen.  Dit hangt ook af van het soort gegevens waar het om gaat.  Voor goed gestructureerde, terugkerende documenten is minder geavanceerde technologie nodig.  Voor ongestructureerde of steeds veranderende documenten is meer geavanceerde technologie nodig.

Eigenlijk ligt het voor de hand dat organisaties een systeem nodig hebben om nuttige gegevens uit hun documenten te halen.

Verwerken en organiseren van gegevens

Bedrijven kunnen ongestructureerde gegevens uitbesteden aan dienstverleners. Ze ontvangen georganiseerde informatie. Zij concentreren zich op belangrijkere aspecten van hun bedrijfsproces en workflow.

Idealiter is een systeem voor intelligente gegevens verwerking in staat om informatie te herkennen, te classificeren, te extraheren en vervolgens naar de vereiste document workflows te leiden voor beoordeling.  Er zijn 3 belangrijke technieken die op de werking van een IDP-systeem worden toegepast:

Classificeren

Zo kan het ene type document een elektronisch document zijn en het andere een papieren.  Deze classificatie gebeurd met behulp van de OCR-technologie( Optical Character Recognition), die gebaseerd is op algoritmen voor machinaal leren.  De OCR-software herkent letters, cijfers en symbolen op een document, scant afbeeldingen en foto’s. De software herkent honderden talen om de gegevens die het van het document scant te interpreteren.

Extractie

Zodra het document is geclassificeerd, is de volgende en belangrijkste stap in het proces het extraheren van waardevolle informatie uit het document.  Zodra de informatie is verzameld, wordt deze ingevoerd in de vereiste database of opgeslagen voor toekomstig gebruik.
Het extraheren van gegevens gebeurt met behulp van tools voor het matchen van patronen.  Deze tools identificeren specifieke gegevens in het document en presenteren ze in een gemakkelijk toegankelijk, digitaal formaat.  Toepassingen zoals een boekhoudsysteem, ERP-systeem en CRM-systeem zouden veel baat hebben bij het gebruik van dergelijke technologie.

Vrijgave

In de volgende stap van de intelligente gegevensverwerking exporteer je de informatie automatisch naar bedrijfsprocessen.  Deze informatie is dan beschikbaar voor onmiddellijk gebruik. Onmiddellijk kan je acties te ondernemen en efficiënte service te verlenen aan klanten.

Intelligente gegevensverwerking, alle mogelijkheden op een rijtje

Verzekering

Een positieve klantervaring bieden. Het verzamelen van gegevens is de eerste vereiste voor het verzekeringsbedrijf, de snelheid opschalen en  de kosten beperken door verminderde handmatige invoer.
Geautomatiseerde dataverwerking is de ideale oplossing om consistente naleving te bereiken, de veiligheid te handhaven en de klant tevreden te houden.

HR

Een enorme toevloed aan gegevens van werknemers, aanwervingen of statistieken. Bij een automatische werking vereenvoudig je het proces. Hoewel het duidelijk is dat de problemen met betrekking tot de HR talrijk zijn, is de belangrijkste daarvan een gemakkelijke toegang tot relevante gegevens. Daarom beperken deze oplossingen het risico op verlies van informatie, tijd en werknemers. Bovendien vertrouwt geautomatiseerde gegevensverwerking meer op cijfers en feiten dan op elementen als werknemerscultuur en subjectieve feedback.

Medische dossiers

Gemakkelijke toegang tot informatie kan in diverse scenario’s nuttig zijn. Daarom wordt digitalisering met betrekking tot patiënten cruciaal. Hier bewijst IDP z’n nut om de volledige medische geschiedenis van het dossier van een patiënt te beheren.
Door dit systeem kunnen alle dossiers en medische diagnoses op één plaats worden opgeslagen en kan alleen de gerelateerde informatie worden opgevraagd wanneer nodig.

Banken

Tegenwoordig heeft de klant meer toegang, maar is er minder controle van de bank. Het is belangrijk dat de klantervaring transparant, snel en makkelijk is, maar vooral ook betrouwbaar.

Hypotheken

Hypotheekverstrekkers hebben te maken met een aanzienlijk aantal belangrijke documenten. Om een aanvraag te beoordelen moeten zij met een aantal factoren rekening houden.  In plaats van het proces handmatig af te handelen, kan de documentatie gescand en kunnen persoonlijke gegevens worden opgeslagen op een beveiligde locatie.

Boekhouding

De boekhouding is een gebied dat een grote hoeveelheid papierwerk en documenten genereert. Vroeger stuurden we documenten zoals facturen, contracten en ontvangstbewijzen meestal op papier. Dit leidde tot inefficiëntie en lage productiviteit.  Maar nu, met behulp van IDP-technologie, kunnen we de software trainen om het document automatisch te verwerken en belangrijke informatie uit het document te halen.

 

In het geval van geautomatiseerde factuurverwerking en loondocumenten bijvoorbeeld, kunnen gegevens uit elke bron en in elk formaat worden geclassificeerd en geïntegreerd in het ERP-systeem of het boekhoudpakket.

 

Voordelen van intelligente gegevensverwerking:

  • Effectiviteit

    Het voordeel van automatisering van bedrijfsprocessen is dat het handmatige interventie in een workflow elimineert. Met slechts één muisklik worden de gegevens van een document vastgelegd, geconverteerd, gesorteerd, geïndexeerd en naar hun locatie geleid, zodat ze in een gestructureerd formaat worden opgeslagen. Dit verbetert de algemene efficiëntie en ondersteunt de organisatie bij een effectieve werking van de dagelijkse workflow.

  • Besparingen

    Bedrijven die de IDP-technologie in hun workflow hebben opgenomen, nemen een aanzienlijke verandering in de verwerkingstijd waar. Ze zien de arbeidskosten dalen met wel 30%. Bovendien kon dankzij de geautomatiseerde gegevensverwerking een groot deel van het werk in aanzienlijk kortere tijd afgewerkt. Daardoor besparen ze aanzienlijk op operationele kosten.

  • Snelheid

    het duidelijkste voordeel van geautomatiseerde documentverwerking is de snelheid waarmee enorme hoeveelheden gegevens worden verwerkt 24u op 24 en 7d op 7. Dus als een werknemer normaal gesproken een paar minuten nodig heeft om een document te beoordelen en te indexeren, kan het IDP-systeem meer dan dat in slechts microseconden.

  • Kwaliteit

    Elke organisatie streeft naar het leveren van kwaliteitsdiensten aan haar klanten. IDP verbetert de kwaliteit door elke mogelijkheid van menselijke fouten tijdens de verwerking van documenten uit te sluiten.  Daarnaast is het beschikbaar maken van relevante informatie voor de klant ook een belangrijke factor in het handhaven van kwaliteit.  Informatie die men handmatig verwerkt, wordt steeds ongestructureerd opgeslagen. Deze is moeilijk snel toegankelijk.  Maar als het proces wordt geautomatiseerd met IDP, dan wordt de informatie georganiseerd op een veilige locatie en is zo ook veel gemakkelijker toegankelijk.

  • Betrouwbaarheid

    Het is meer dan duidelijk dat machines betrouwbaarder zijn dan mensen als het gaat om repetitieve taken. Mensen verliezen hun aandacht en maken dan fouten. Machines worden echter niet moe. In een data gestuurde workflow is het classificeren en extraheren van gegevens en de toegang tot relevante informatie cruciaal voor het succes van de organisatie.  Daarom blijkt dat geautomatiseerde gegevensverwerking betrouwbaar is bij het verwerken van grote hoeveelheden gegevens.

  • Schaalbaarheid

    IDP is niet specifiek voor een bepaald proces en kan worden toegepast op meerdere toepassingen op meerdere gebieden. Het vereist geen installatie, het dient alleen als platform voor een geïntegreerd kader waarin documenten en van verschillende formaten, groottes en bronnen kunnen worden gescand en verwerkt.  Dit kenmerkt van een IDP-systeem maakt het zeer schaalbaar en effectief

  • Compatibiliteit

    In tegenstelling tot andere complexe technologieën zoals Al, zijn IDP technologieën zo ontworpen dat ze uitermate gemakkelijk inpassen in de bestaande bedrijfsapplicaties. Er zijn geen installatiekosten mee gemoeid, het is zeer compatibel en afgestemd op eisen van een organisatie.

 

Gegevensbeheer is de noodzaak van het moment voor veel bedrijven. Of je nu de operationele kosten wil verlagen, de loyaliteit en tevredenheid van de klant wil verhogen of de algemene prestaties wil verbeteren. Het komt allemaal neer op hoe goed het bedrijf met zijn gegevens omgaat.  Voor een organisatie die de controle over haar gegevens wil behouden en deze doelen wil bereiken, kan de integratie van technologie zoals intelligente gegevensverwerking in hun bedrijfsprocessen de productiviteit te verhogen.

Waarom IDP uitbesteden?

Studies hebben aangetoond dat bijna tachtig procent van de informatiebronnen van een bedrijf meestal bestaan uit ongestructureerde gegevens.  Naarmate de gegevens zich opstapelen, worden ze onbeheersbaar. Er blijven dikwijls veel overbodige gegevens bewaard.  In dit proces komt belangrijke en nuttige informatie vast te zitten.  Om deze gegevens vrij te maken en effectief te gebruiken, moeten we ze uit de documenten halen.

Vroeger deed iedereen dit werk manueel.  Het papierwerk vereiste steeds meer medewerkers en het werk zelf was tijdrovend en vervelend, wat leidde tot fouten en verspilling van middelen.  Bovendien is het steeds moeilijker om genoeg mensen te kunnen aanwerven. Dit betekent dat we mensen beter inzetten voor het meer veeleisende werk.

Bedrijven ontvangen gegevens op verschillende manieren en in verschillende formaten. Het intern beheer van zo’n grote hoeveelheid gegevens is niet altijd evident.  De verwerking van gegevens intelligent uitbesteden bespaart tijd en verbetert de algemene prestaties.

Verander niet de taak van jouw bestaande medewerkers in het ingeven van data naar beoordelen van gelezen data. Het leerproces in goede banen leiden en data beoordelen is een nieuwe activiteit die geen verband houdt met overtypen van documenten. Selecteer de juiste specialist voor de automatische verwerking van jouw documenten.

Neem contact als je wil dat wij mee kijken naar jouw mogelijkheden