Hou jij nog alles bij met Excel

Hou jij nog steeds al je cijfers bij in Excel?

Hou jij nog al je cijfers bij in Excel? Elke ondernemer is ooit wel begonnen met een aantal zaken bij te houden in Excel.

Maar vroeg of laat bots je op de beperkingen om je bedrijf in Excel te beheren.  Excel is hier eigenlijk niet voor gemaakt en vaak is je bedrijfstak zo specifiek dat Excel niet de meest geschikte optie is. Ook al heb je een ruime kennis van Excel, toch ga je tegen beperkingen stoten waardoor je niet kan groeien met je onderneming.

In deze blog geven wij jou 7 redenen om het beheer van je onderneming niet meer in Excel te doen.

 

1. Tijdswinst

In Excel is het heel moeilijk om onderweg zaken aan te passen. Hierdoor gaat men vaak door de dag alles bijhouden op papier wat er is gedaan en wie welke factuur heeft betaald.  En dit gaat men op het einde van de dag ingeven in Excel. Ook al heb je een manier gevonden om het toch te doen, het vraagt nog steeds veel tijd. Daarnaast heb je ook nog de kans dat er fouten optreden. Een online oplossing zorgt er voor dat je gemakkelijk online input kunt geven. Je kan in real time aanpassingen doen. Het vraagt ook veel minder tijd. Je bespaart tijd die je kan steken in zaken die geld kunnen opbrengen.

2. Beveiliging en backups

Hou jij nog al je cijfers bij in Excel? De gegevens in je Excel bestand op je pc zijn veel minder beveiligd dat in the cloud. Tenzij jij een genie bent in het versleutelen van gegeven en cyber veiligheid. Wanneer je laptop wordt gestolen of er is een ernstige crash…. dan kan je alle data verliezen.  En hier halen we nog een delicaat punt aan.  Het maken van back-ups. Iedereen weet dat het belangrijk is, maar velen doen het niet in de praktijk. Indien je al je belangrijke gegevens in Excel opslaat, dan is dit het hart van je onderneming. Dan heb je er ook alle belang bij dat deze niet verloren gaan door een technische storing of beveiligingsprobleem. Daarom moet je van je Excel bestand regelmatig backups maken op een extern apparaat.

Hoe vaak doe jij dit in de praktijk? Online tools maken dagelijks automatische back-ups en bewaren deze op verschillende plaatsen.  Zo kan je steeds aan je gegevens, wat er ook gebeurt.

3. Multi-user

Jouw bedrijf kan groeien.  Waardoor er meerdere gebruikers in het bestand moeten werken. Dit kan bij Excel voor problemen zorgen.  Geen toegang tot het document terwijl er iemand anders in zit, dubbele ingaven, geen registratie van wie, wat, wanneer heeft aangepast. Moderne software maakt het mogelijk om via een persoonlijke login in te loggen. Op deze manier kan alles eenvoudig getraceerd worden. Je kan zelfs een werknemer gedeeltelijke toegang geven.

4. Mobiel bereikbaar

Met Excel kan je wel synchroniseren met een mobiel apparaat, maar het is niet ontworpen voor mobiel gebruik. Je spreadsheet past zich niet aan aan je mobiel apparaat, met als gevolg dat je veel moet inzoomen en scrollen. Heel wat cloud software hebben ook een mobiele versie die zich aanpast aan het mobiel apparaat.  Ook al kijk je op je telefoon, het blijft overzichtelijk. Op deze manier kan je “on-the-road” je gegevens raadplegen, invoeren of aanpassen.

5. Facturatie en offertes

Wat je niet kan doen in Excel is vanuit je gegevens onmiddellijk een factuur maken. Je moet dan een ander programma openen, gegevens opnieuw invullen, naar email-programma kopiëren, …  veel extra handelingen dus.  De meeste administratie software kunnen een offerte en factuur maken vanuit hun eigen programma. Geen dubbel werk en veel minder handelingen.

6. Integraties

Hou jij nog al je cijfers bij in Excel?  Vaak is het moeilijk om Excel te laten communiceren met andere applicaties.  De meeste cloud software kunnen wel gemakkelijk data uitwisselen met andere pakketten door middel van API. Zo kan er gecommuniceerd worden tussen de verschillende software pakketten en hoef je geen data dubbel in te geven.

7. Historiek

Kan jij snel terugvinden wanneer een specifieke klant voor de laatste keer heeft betaald?  Welke facturen staan er nog allemaal open? Vaak is dit moeilijk om in een Excel bestand terug te vinden.  De lijst is te lang, opzoeken is niet 100% correct,….  Er bestaat momenteel al voldoende software met slimme en handige zoekfuncties.  Waar het opzoeken van een factuur, openstaande facturen, gegevens van klanten etc kinderspel is.

 

Ben je op zoek naar een handige tool om je aan- en verkoop administratie bij te houden?

Neem dan zeker een kijkje op Finexx.