Moet ik mijn facturen bewaren op papier?

Moet ik mijn facturen bewaren op papier?

Tegenwoordig ontvang je al veel facturen via mail. Klasseer jij deze nog allemaal in een ringmap?

Regelmatig krijgen we de vraag: “Moet ik mijn facturen bewaren op papier?” of is het verplicht om deze te printen en te bewaren.

Wat de FOD Financiën betreft ben je volledig vrij om zelf een archiveringssysteem te kiezen. Je moet dus geen voorafgaande goedkeuring hebben voor een bepaald systeem.

Als je een digitale factuur hebt moet je deze zeven jaar bewaren. Dit is net hetzelfde als voor een papieren factuur. Let wel op:  het eerste jaar begint pas te tellen vanaf 1 januari volgend op de datum van uitreiken. En je moet aan 3 volgende punten kunnen voldoen. Tijdens de verplichte bewaartermijn moet je steeds de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur kunnen garanderen.

Factuur via mail

Vaak krijg je een email met een download link. Deze brengt je naar de site van de leverancier en daar kan je dan de factuur downloaden.  Het bewaren van de mail met link is niet voldoende. Je mag deze link natuurlijk bewaren als extra bewijs, maar het gedownloade document is nog steeds essentieel.

Indien je zowel papieren als elektronische documenten ontvangt. Je bespaart als ondernemer het meeste als je alle facturen elektronisch bewaart. 

Het is natuurlijk handig als je van je digitale archief op regelmatige basis een back up neemt.  Zo ben je nooit jouw documenten kwijt als er ooit iets gebeurt met jouw pc of server. Dit is net zo als bij  papieren documenten.  Je moet ook een oplossing vinden om te zorgen dat je steeds een back up hebt als je documenten bijvoorbeeld in een brand zijn gebleven. Dus een veiligheidskopie maken is aangewezen. 

Wat zegt FOD: Moet ik mijn facturen bewaren op papier?

De FOD Financiën kan wel het recht van BTW aftrek weigeren indien jij niet kan aantonen dat de authenticiteit of integriteit voldoende zijn ingevuld. 

Wanneer er effectief een controle gebeurt heeft de FOD Financiën het recht om de documenten in te zien, te downloaden en te gebruiken. Ze kunnen ook kopieën maken in een door hun gewenste vorm van een deel van de gegevens of van alles. 

Finexx zorgt er voor dat jouw papieren facturen gedigitaliseerd worden. We halen alle data op uit deze documenten en bewaren ook meteen de pdf in een digitaal archief. Jij hebt al je facturen steeds bij de hand en je hebt bovendien ook nog een makkelijke zoekfunctie om de juiste factuur terug te vinden.

Op de officiële site van de FOD vind je alle info over de verplichtingen rond digitale facturen

Of neem gerust contact als jij meer wil weten over digitale facturen

 

Vond je deze blog interessant? Schrijf je hier in op onze nieuwsbrief. En ontvang nuttige tips en tricks voor ondernemers.